Từ năm 2026, tất cả hộ kinh doanh đều phải ghi sổ sách kế toán — kể cả nhóm doanh thu dưới 500 triệu được miễn thuế. Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định chi tiết các mẫu sổ. Bài viết giúp bạn chọn đúng mẫu và hướng dẫn cách ghi cho seller online.
Chọn mẫu sổ theo doanh thu và phương pháp tính thuế
DT ≤ 500 triệu/năm → Mẫu S1a-HKD
Sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ. Đây là mẫu đơn giản nhất. Chỉ cần ghi: ngày phát sinh, nội dung giao dịch (bán gì, cho ai), số tiền. Không cần ghi chi tiết chi phí.
Phù hợp: Seller nhỏ mới bắt đầu, doanh thu chưa đến 500 triệu.
DT 500 triệu – 3 tỷ, tính thuế TNCN theo doanh thu (Cách 1) → Mẫu S2a-HKD
Sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ (chi tiết hơn). Ghi doanh thu theo tháng, theo nhóm sản phẩm/dịch vụ, có cột tổng cộng. Không cần ghi chi phí (vì tính thuế theo doanh thu, không theo lợi nhuận).
Phù hợp: Seller có DT 500 triệu – 3 tỷ, chọn Cách 1 và không muốn ghi sổ phức tạp.
DT 500 triệu – 3 tỷ (Cách 2), DT 3–50 tỷ, DT > 50 tỷ → Bộ S2b–S2e
Bộ 4 sổ đầy đủ:
S2b-HKD — Sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ: Ghi chi tiết doanh thu theo ngày, loại hàng hoá/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
S2c-HKD — Sổ chi tiết doanh thu, chi phí: Ghi cả doanh thu VÀ chi phí, theo dõi lãi/lỗ theo kỳ.
S2d-HKD — Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm: Theo dõi hàng tồn kho: nhập, xuất, tồn.
S2e-HKD — Sổ chi tiết tiền: Ghi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư.
Phù hợp: Seller DT từ 500 triệu trở lên chọn tính thuế theo lợi nhuận, hoặc DT trên 3 tỷ (bắt buộc).
Hướng dẫn ghi sổ cho seller online
Ghi nhận doanh thu từ sàn TMĐT
Khi bán hàng qua Shopee/TikTok Shop, doanh thu ghi vào sổ là giá bán gốc (giá khách trả), KHÔNG phải tiền seller nhận được (sau phí sàn).
Ví dụ: Bán áo 300.000 đ trên Shopee. Phí sàn 12% = 36.000 đ. Seller nhận 264.000 đ.
Ghi sổ: Doanh thu = 300.000 đ (ghi vào S2b). Chi phí phí sàn = 36.000 đ (ghi vào S2c). Tiền nhận = 264.000 đ (ghi vào S2e).
Thời điểm ghi nhận
Ghi nhận doanh thu tại thời điểm đơn hàng hoàn thành trên sàn (người mua xác nhận nhận hàng), không phải thời điểm sàn chuyển tiền về tài khoản (thường chậm 3-7 ngày).
Ghi đơn hoàn/huỷ
Đơn bị huỷ hoặc hoàn hàng: ghi giảm doanh thu (ghi âm hoặc ghi riêng cột “hoàn/huỷ”). Không để doanh thu bị tính thừa.
Lưu trữ sổ sách
Theo TT 152/2025, sổ sách kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Có thể lưu trữ bản điện tử (file Excel, phần mềm kế toán) hoặc bản giấy in ra.
Câu hỏi thường gặp
Tôi dùng phần mềm quản lý đơn hàng, có cần ghi sổ tay nữa không? Nếu phần mềm ghi nhận đầy đủ thông tin theo mẫu sổ quy định → có thể sử dụng thay sổ tay công. Quan trọng là phải xuất ra được báo cáo khi cơ quan thuế yêu cầu.
Tôi bán nhiều kênh, ghi sổ thế nào? Gộp tất cả vào cùng 1 bộ sổ. Có thể thêm cột “Kênh bán hàng” để phân biệt (Shopee, TikTok, Facebook…).
Căn cứ pháp lý: TT 152/2025/TT-BTC. Cập nhật lần cuối: 16/03/2026.
*Thông tin bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và có giá trị ở thời điểm cập nhật. Haravan không đại diện phát ngôn cho bất kỳ Cơ quan chức năng nào. Hộ kinh doanh nên liên hệ Cơ quan Thuế để được giải đáp chính xác mọi thắc mắc.
