Xuất hoá đơn điện tử sai sót là chuyện thường gặp — đặc biệt khi seller xử lý hàng trăm đơn mỗi ngày. Quan trọng là biết cách xử lý đúng quy trình để tránh bị phạt.
Các loại sai sót phổ biến
Sai thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế sai. Sai nội dung hàng hoá: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền sai. Sai thuế suất hoặc tiền thuế. Sai ngày lập hoá đơn.
Cách xử lý theo NĐ 70/2025
Trường hợp 1: Sai sót không ảnh hưởng số tiền thuế
Ví dụ: Sai tên người mua nhưng đúng MST, hoặc sai địa chỉ. Cách xử lý: Lập thông báo điều chỉnh thông tin trên hoá đơn gửi cơ quan thuế. Không cần lập hoá đơn mới.
Trường hợp 2: Sai sót ảnh hưởng số tiền thuế
Ví dụ: Sai đơn giá, số lượng, thuế suất → số tiền thay đổi. Hai cách xử lý:
Cách A — Lập hoá đơn thay thế: Huỷ hoá đơn cũ → lập hoá đơn mới (ghi rõ “thay thế hoá đơn số… ngày…”). Phù hợp khi sai nhiều nội dung.
Cách B — Lập hoá đơn điều chỉnh: Giữ nguyên hoá đơn cũ → lập hoá đơn điều chỉnh (ghi tăng/giảm). Phù hợp khi chỉ sai 1-2 số liệu.
Trường hợp 3: HĐĐT từ máy tính tiền bị sai
Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không điều chỉnh trực tiếp được. Cách xử lý: Lập hoá đơn điện tử có mã CQT mới để thay thế hoá đơn từ máy tính tiền bị sai.
Quy trình xử lý cụ thể
Bước 1: Phát hiện sai sót → xác định thuộc trường hợp nào.
Bước 2: Lập thông báo sai sót gửi cơ quan thuế qua Cổng thuế điện tử theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 3: Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế (tuỳ trường hợp).
Bước 4: Gửi hoá đơn mới cho người mua.
Bước 5: Kê khai thuế điều chỉnh nếu số tiền thuế thay đổi.
Thời hạn xử lý
Nên xử lý ngay khi phát hiện, trước kỳ kê khai thuế liên quan. Nếu phát hiện sau kỳ kê khai → cần kê khai bổ sung, điều chỉnh.
Lưu ý cho seller online
Đơn hoàn/huỷ: Khi đơn hàng bị huỷ hoặc hoàn hàng sau khi đã xuất hoá đơn → lập hoá đơn điều chỉnh giảm.
Giảm thiểu sai sót: Sử dụng phần mềm xuất hoá đơn tự động kết nối với hệ thống quản lý đơn hàng — thông tin hoá đơn được lấy trực tiếp từ đơn hàng, giảm lỗi nhập liệu thủ công.
Căn cứ pháp lý: NĐ 70/2025/NĐ-CP; NĐ 123/2020/NĐ-CP. Cập nhật lần cuối: 16/03/2026.
*Thông tin bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và có giá trị ở thời điểm cập nhật. Haravan không đại diện phát ngôn cho bất kỳ Cơ quan chức năng nào. Hộ kinh doanh nên liên hệ Cơ quan Thuế để được giải đáp chính xác mọi thắc mắc.
