Hoá đơn điện tử (HĐĐT) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý — với seller online, đây còn là công cụ giúp minh bạch doanh thu, tạo uy tín với khách hàng, và đáp ứng yêu cầu kê khai thuế. Bài viết hướng dẫn chi tiết từ A-Z.
Khi nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 5, Điều 8 NĐ 68/2026/NĐ-CP:
Bắt buộc: Hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Khuyến khích: Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ — không bắt buộc nhưng được khuyến khích sử dụng. Sử dụng HĐĐT giúp quản lý doanh thu tốt hơn và tạo uy tín.
Quy trình đăng ký hoá đơn điện tử trên Haravan Invoice
Xuất hoá đơn tự động cho seller đa sàn — Giải pháp thực tế
Nếu bạn bán 200-500 đơn/ngày trên nhiều sàn, xuất hoá đơn thủ công từng đơn là bất khả thi. Quy trình lý tưởng:
Bước 1: Đơn hàng hoàn thành trên sàn (Shopee/TikTok Shop/Lazada).
Bước 2: Hệ thống phần mềm tự động nhận thông tin đơn hàng (tên sản phẩm, giá bán, thông tin người mua).
Bước 3: Tạo draft hoá đơn → seller review (hoặc cấu hình auto-confirm cho đơn nhỏ).
Bước 4: Hoá đơn được phát hành, ký số, và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế tự động.
Với đơn hàng ngoài sàn (Facebook, Zalo, điện thoại), seller tạo hoá đơn nhanh bằng cách nhập thông tin sản phẩm, giá, người mua → xuất HĐĐT.
HĐĐT thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền — Khác nhau thế nào?
HĐĐT thông thường có mã CQT: Phù hợp với seller online, bán đa sàn. Tạo trên phần mềm, có đầy đủ thông tin hàng hoá, thuế, người mua/bán.
HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền: Phù hợp với bán hàng tại cửa hàng, quầy POS. Tạo trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế (theo NĐ 70/2025/NĐ-CP).
Nếu bạn vừa bán online vừa có cửa hàng → có thể dùng cả 2 loại: HĐĐT thông thường cho đơn online, HĐĐT máy tính tiền cho đơn tại cửa hàng.
Thời điểm xuất hoá đơn
Hoá đơn phải lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá hoặc hoàn thành dịch vụ. Với bán hàng online qua sàn, thời điểm này là khi đơn hàng được xác nhận “hoàn thành” (người mua nhận hàng, hết thời gian đổi trả).
Đối với đơn hàng COD: thời điểm xuất hoá đơn là khi shipper giao hàng thành công và thu tiền.
Chi phí sử dụng hoá đơn điện tử
HĐĐT không miễn phí — bạn phải mua hoá đơn theo gói từ nhà cung cấp. Giá thị trường dao động tùy nhà cung cấp và số lượng, thường từ vài trăm đến vài nghìn đồng mỗi hoá đơn. Ngoài ra cần phí chữ ký số (thường khoảng 1-2 triệu/năm).
Câu hỏi thường gặp
Khách hàng mua trên Shopee không cần hoá đơn, tôi có phải xuất không? Theo quy định, mỗi giao dịch bán hàng đều phải xuất hoá đơn — kể cả khi khách không yêu cầu. Tuy nhiên, trên thực tế, hoá đơn có thể được lưu trữ điện tử và gửi cho khách khi có yêu cầu.
Sàn đã khấu trừ thuế, tôi vẫn phải xuất hoá đơn? Đúng. Khấu trừ thuế và xuất hoá đơn là 2 nghĩa vụ riêng biệt. Sàn nộp thuế thay, nhưng hoá đơn vẫn phải xuất.
Gợi ý từ Haravan: Haravan cung cấp phần mềm xuất HĐĐT tự động cho đơn hàng từ tất cả sàn TMĐT và kênh ngoài sàn — phần mềm miễn phí, bạn chỉ trả tiền mua hoá đơn theo gói. Kết nối nhiều shop trên nhiều sàn vào 1 hệ thống duy nhất.
Căn cứ pháp lý: NĐ 68/2026/NĐ-CP Điều 8(5); NĐ 70/2025/NĐ-CP; NĐ 123/2020/NĐ-CP. Cập nhật lần cuối: 16/03/2026.
*Thông tin bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và có giá trị ở thời điểm cập nhật. Haravan không đại diện phát ngôn cho bất kỳ Cơ quan chức năng nào. Hộ kinh doanh nên liên hệ Cơ quan Thuế để được giải đáp chính xác mọi thắc mắc.
