Việc lập và lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán không chỉ giúp bạn kiểm soát dòng tiền, hàng hóa, nhân sự mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra. Haravan sẽ giới thiệu 9 loại chứng từ kế toán mà hộ kinh doanh cần chuẩn bị khi chuyển lên kê khai thuế.
1. Phiếu thu
Phiếu thu là chứng từ dùng để ghi nhận mọi khoản tiền hộ kinh doanh nhận vào quỹ. Các khoản này có thể phát sinh từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, khách thanh toán công nợ, nhân viên hoàn ứng hoặc nộp lại tiền tạm ứng… Hiểu đơn giản, phiếu thu chính là bằng chứng hợp lệ cho việc tiền đã được nhập quỹ.
2. Phiếu chi
Phiếu chi là chứng từ kế toán ghi nhận các khoản tiền mặt được chi ra từ quỹ của hộ kinh doanh, tức là bằng chứng hợp pháp cho việc tiền đã xuất quỹ. Các khoản thường lập phiếu chi gồm: Thanh toán nhà cung cấp, trả lương, thưởng, tạm ứng cho nhân viên, nộp thuế, bảo hiểm và các chi phí khác…
3. Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu được đưa vào kho của hộ kinh doanh. Đây là bằng chứng xác thực việc nhập hàng, đồng thời là căn cứ hạch toán chi phí và tài sản.
Các trường hợp cần lập phiếu nhập kho: Nhập hàng hóa, nguyên liệu từ nhà cung cấp, hàng hóa trả lại sau khi đổi/trả, nhập vật tư, công cụ từ bộ phận khác chuyển về…
4. Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là chứng từ ghi nhận hàng hóa, vật tư, nguyên liệu ra khỏi kho, làm cơ sở cập nhật tồn kho và chứng minh hàng đã được giao hoặc sử dụng.
Các trường hợp cần lập phiếu xuất kho: Xuất hàng bán cho khách, xuất nguyên vật liệu sản xuất, gia công, xuất chuyển kho nội bộ…
5. Bảng thanh toán tiền lương & khoản thu nhập của người lao động
Bảng thanh toán lương là chứng từ kế toán ghi nhận chi tiết các khoản lương, thưởng, phụ cấp và khấu trừ bảo hiểm mà hộ kinh doanh chi trả cho từng nhân viên trong kỳ, thường lập theo tháng.
6. Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ kế toán ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh, thể hiện thông tin về người bán, người mua, tên hàng/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền và thuế (nếu có).
Ngoài hóa đơn bán hàng, theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP có hiệu lực từ 01/06/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử phát hành từ máy tính tiền. Vì vậy, hộ kinh doanh cần kiểm tra xem mình có thuộc diện này hay không.
7. Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước
Giấy nộp tiền vào NSNN là chứng từ xác nhận hộ kinh doanh hoặc cá nhân đã nộp thuế, phí, lệ phí hoặc nghĩa vụ tài chính khác vào tài khoản Kho bạc Nhà nước.
8. Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
Giấy báo nợ/ có do ngân hàng phát hành, thông báo số tiền bị trừ (báo nợ) hoặc tăng (báo có) trong tài khoản của hộ kinh doanh.
9. Ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi là chứng từ ủy quyền ngân hàng trích tiền từ tài khoản của hộ kinh doanh để chuyển cho người thụ hưởng, thường dùng cho thanh toán không dùng tiền mặt như: thanh toán nhà cung cấp, chi lương nhân viên, nộp thuế, bảo hiểm hoặc chuyển tiền giữa các tài khoản…
Tóm lại, việc nắm vững và sử dụng đúng 9 loại chứng từ kế toán giúp hộ kinh doanh kê khai thuế chính xác, minh bạch, đồng thời kiểm soát dòng tiền, hàng tồn kho và nhân sự. Lập đầy đủ, ghi chính xác và lưu trữ đúng quy định, kết hợp phần mềm quản lý sẽ giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
9 loại chứng từ kế toán hộ kinh doanh cần biết.
